サポ初心者さんの情報で推測すると
定員に達しても画面が切り替わらず、定員の３倍受け付けてしまい、
定員後の申込者に非当選の電話をしているのかな。
画面が切り替わらないトラブルがメール起因？。
でも、非当選電話が完了できていなければ、当日混乱しそうな悪寒。