まず、今回の問題点・訴求点を手短かに整理した上で
相手にメール(専用フォーム)で連絡する。
そのメールに対して先方が
今後の対処や方向性を示すはずです。
大半はメールでのやりとりで終わる形だと思うが
さらに、その上で先方が貴殿の要望を受諾、
面談を許可されたのでしょうか？。
そこまで出来ているなら良いのですが…。