3時間前に整理番号を見せるのは番号の若い代表者だけでもいいと思いますよ。
ただ、2時間半前の入場時には全員いないと、後から来る人の席を確保することはできません。
とりあえず荷物を置いて確保する人が多いので、入場してからも20分ぐらい待機するルールができました。
全員揃えない時は先行入場を諦めて、一般と同じように入場しましょう。