役所とのやり取りって事前協議でほとんど流れが決まって、道筋が見えたら先に進むのが基本でしょ。
要望を担当者間で協議してどうやっても無理ってことが共有された場合、浦和としてもわざわざ要望書なんて出さないでしょ。無理矢理出してたとしても知事に回る前に差し戻されるだろうし。知事の視点からしたら正式な書類が届いてなければ、聞いてないと言うしかない。