今回の件の原因は、会社組織として内部牽制が機能しなかったことだと思います。
日々の経営とJ1残留が精一杯で、内部牽制機能を構築する余裕が無かったと推測します。

〈内部けん制〉
会社や組織の内部で不正や誤りを発見し、防止するための仕組み。