スポンサーに配る時は、スポンサー会社の方も、来ようと思ってくれてる人の人数をザッとでいいと思うので把握して、シャツや券を配る。どうしても行けなかった時シャツは回収するか、メルカリなどに出品は禁止、など徹底して欲しいと思います。すると空いた席が不自然ではなくなるのでは？と思います。